How to create a visual CV with Excel

Recently I posted on social media a visualisation of my CV based on my LinkedIn data. I enriched it with my practice of visual thinking and my main job experience.

The original image is on Flickr.

I explain here how you can do the same and create your own visual CV using Excel only (Microsoft Excel 2016). If I used Adobe Photoshop to add the fades in the 2nd and 3rd graphics, you don‚Äôt need it for the basic version of the 3 graphics. You don’t have to be an expert in Excel either, a low-medium level is sufficient.

How to create a visual CV step-by-step:

  • Start with a new blank workbook
  • Create a table with the start/end dates of the different periods of your professional life that you want to visualise. Rename this sheet to “Data”. I customised the cell format of my dates with the custom type “mmm yyyy”. Up to you to use any other date format, it has no influence on the following. Note that I decided to start the list with my birthdate, which makes my data more complete than what is displayed on Linkedin. It’s up to you what data you want to see in your visual CV.
  • Create a new sheet that you rename to “Viz” for your visualisation.
  • Reserve its first line for your title and any other information you want to add. Create a matrix with the months of the year on an horizontal line and a top-down list with all years you want to use in the first column. In my case the list goes from 2020 to 1965. You can duplicate the line with the name of the months at the bottom of the matrix if your list of years is long (like mine).
  • Fill in the first 4 cells of the matrix with the corresponding dates. Then drag the fill handle to fill the remaining cells of the matrix with their date (from January of the year in the top-left cell to December of the last year in the bottom-right cell)
  • Select all your data. Select the “Format” option in the horizontal navigation menu and set the value of Row height to 20 and the value of Column Width to 4. In my case, these values resize the cells into a nice shape.
  • Select again all your data. Right-click them and select the “Format cells…” option. In the “Fill” tab, set the Background Color to white. All gray cell borders are gone.
  • Select the dates into the matrix only. The row(s) with the name of the months and the column with the years are not part of your selection. Right-click it and select the “Format cells…” option. In the “Border” tab, select the thick style line; change its Color to White; and tick the Outline and Inside options to apply these changes to the selected cells. Don’t press now the “OK” button or come back to the “Format cells…” option.
  • Within the “Format cells…” option, go to the “Font” tab. Select a light gray for the font Color. Then go to the “Fill” tab and select the same light gray for the Background Color. Confirm your changes with the “OK” button. If everything went well, your matrix should consist of gray cells with white borders. Something like this:
  • You have a nice matrix with all years of your professional life represented with a gray box for each month. You will now color each month with a different color according to the different periods of your professional life. You can do it by hand (like I did the very first time), or use the Conditional Formatting feature to change automatically the color of your cells based on the start/end dates you entered in the “Data” sheet.
  • Select the matrix of gray cells only.
  • In the horizontal navigation menu, choose “Conditional Formatting” and the Manage Rules… option
  • Click the “New Rule” button and select “Format only cells that contain”
  • Set the condition to format the cells of the matrix with your first professional period. In my case, it’s what I called Recklessness. The condition will select the cells “between” the start date of my Recklessness (= cell Data!$B$10) and its end date (= cell Data!$C$10). You do that with a click on the icons on the right of the field; here indicated by the red arrows, then go to the “Data” sheet to select the related cells.
  • Then click the “Format” button to choose what color to apply when this condition is met. In the “Fill” tab, set the Background Color to the desired colour. In the “Font” tab, set the font Color to the same as the background. My condition looks like that:
  • Confirm this condition by clicking the “OK” button, and apply it to the matrix cells with the other “OK” button. Cells corresponding to my period of Recklessness are now colorised in a dark violet.
  • Reselect your matrix of cells and redo the same steps to create a new condition for your second period: From the horizontal navigation menu, choose again the “Conditional Formatting” and the Manage Rules… option. Click New Rule… and select “Format only cells that contain”. Select the start and end dates of your second period and select a new color for the font and the background. In my case it’s the Primary School period that starts in Sep 1971 and ends in Aug 1977. I decided to format the corresponding period with dark ochre color.
  • Repeat these steps for all periods of your professional life. At the end, you have as many conditions as there are periods. And all periods of your professional life are now with different colors.
  • Add a title on the first row and any other details you want to display in a footer. Add the name of the period on the right of the related year, maybe using the same color as the period. Don’t forget to set the background color for these cells to white.
  • Excel does not allow to save your final work in image format. You need another program like Microsoft paint or Adobe Photoshop, or any other application for images.
  • Select all the cells with the visualisation of your CV. Copy them, Ctrl-C, and paste them, Ctrl-V, in your favorite application for images . Save to an image. That’s all.
  • To add other graphs on the right of this one, like I did with my practice of visual thinking and my main job experience, you should
    • add your new data in the “Data” sheet
    • go again through all steps to create a new graph and to colorise it, being smart in managing the matrix with the dates.

I look forward to seeing your results, feel free to share them with me.

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Hosting and harvesting online VS physical

On 5 May, Amy Lenzo (*) gave an online masterclass on ‚ÄúHosting and harvesting online VS physical‚ÄĚ to the community of practitioners of the Art of Hosting at the European Commission (**). My takeaways (actually apply to any online session):

“It’s not a question of technology, it’s a question of relationships” 

  • 90% of your experience, skills, practice as organiser of physical events can be transposed into online events. Reassuring, isn‚Äôt it?
  • The quality of your presence, trust and how you hold space, are just as important online as in the physical world
  • Never host alone an online session, be part of an hosting team
  • The hosting team must consist of at least one process host and one tech host (for all technical aspects) or more for large groups
  • The use of the camera is mandatory for speakers, and highly recommended for all participants (with muted mikes)
  • To keep participants‚Äô attention, speakers can only use the visible/audible part of their body language: their face and their voice. Then, it‚Äôs crucial to smile with the whole face and to have a catchy tone and rhythm of voice
  • Keep in mind that everything is amplified online: your voice, your unconscious bias, space and time.
Hosting and harvesting online VS physical, graphic recording

This was also my first live graphic recording using the Procreate app (***). Only a few days after installing it on my tablet (it’s crazy, I know, but I like these challenges). My first learnings to start with Procreate:

  • Many years of experience with layers on Photoshop has helped me a lot. If you’re not familiar with layers, take time to learn how they work and to play with them
  • Select your fave brushes in advance. You can waste precious time looking for what you need during a live event. Mine were Technical pen, Acrylic and Wet Acrylic, and Hard Airbrush (I still have to learn how to have them available in one click)
  • Select your fave colours in advance for the same reason as for the tools (I still have to learn how to create my colour palette in advance)
  • Know the undo/redo gestures

(*) Amy Lenzo on LinkedinTwitter

(**) At the European Commission, the Art of Hosting is called the Art of Participatory Leadership


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Coronavirus en Belgique: confinements et déconfinements

Quand j’ai √©crit cet article en avril 2020, je voulais expliquer simplement les phases du d√©confinement avec mes sketchnotes, et d√©crire sur une ligne du temps comment la Belgique en √©tait arriv√©e √† devoir confiner sa population pour contrer la pand√©mie du COVID-19. Comme tout le monde, j’avais alors l’espoir qu’avec la fin du d√©confinement pr√©vu pour septembre 2020, on en aurait fini avec cette p√©riode. Le cours des √©v√©nements a √©t√© fort diff√©rent et j’ai √©t√© contraint de mettre √† jour ma ligne du temps.

23/10/2020: Je dois mettre au pluriel le titre de cet article car la Belgique est maintenant touch√©e par une deuxi√®me vague importante de cas COVID-19. Des mesures √† nouveau strictes remettent le pays dans une situation similaire au premier confinement, apr√®s une phase de d√©confinement et… de relachement.

27/07/2020: Apr√®s les phases de d√©confinement compliqu√©es √† comprendre mais qui ont donn√© de l’espoir, la Belgique durci ses mesures en raison de l’augmentation inqui√©tante du nombre de cas de Covid19.

24/04/2020 (article original):

Le 24 avril, le gouvernement belge annonce sa strat√©gie de sortie de crise coronavirus. Le temps du confinement d√Ľ √† la pand√©mie touche √† sa fin, ou pour le moins c’est que l’on esp√®re. Le conditionnel reste toujours de mise car comme l’a dit Madame Sophie Wilmes, premi√®re ministre, lors de sa conf√©rence de presse: “

Le d√©confinement est une op√©ration jamais r√©alis√©e dans l’histoire de notre pays et d√©pend de l’√©volution de la situation sanitaire et se base sur des hypoth√®ses et des pr√©visions. […] Rien n’est grav√© dans le marbre et certainement pas les √©ch√©ances.”  Les faits lui ont malheureusement donn√© raison.

Le moins que l’on puisse dire c’est que le d√©roulement de la sortie de crise annonc√©e en 4 phases apparait compliqu√© et peu clair. Comme quoi, la communication de crise est une t√Ęche tr√®s difficile. Pour mieux m’y retrouver, j’ai visualis√© sur une ligne du temps les diff√©rentes phases de sortie, avec ce qui s’√©tait pass√© depuis le d√©but de la crise (et les √©v√©n√©ments qui ont suivi). J’ai ajout√© quelques sketchnotes persos sur la ligne du temps pour faciliter la compr√©hension de ce qui est √† nouveau autoris√©, ou interdit.

Ligne du temps de la crise du coronavirus/COVID-19 en Belgique

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Links between stories, skills and tools to create graphics

On 24 April 2020, I attended an interesting online session by Rafael H√∂hr on “Applications to create graphics in newsrooms“.

Although the title was explicit, we were going to talk about tools to create graphics, I cannot help thinking that tools are not the most important part in the process of creating graphics. Rafael explained this very well during the session and despite everything we spent (too much) time on tools.

The process of creating graphics should follow this order:

  • First, create a story! A story around the questions you want to answer, around what you want to show, around the 5Ws
  • Link your story to skills. Surround yourself with a multi-skilled team that will help you analyze, edit, interpret, tell, graph, animate your data.
  • At the end only, choose the tool (s) best suited to your needs

My sketchnotes of Rafael’s online session:

Apps to create graphics in newsrooms, sketchnotes

Thanks to my colleagues in the EU Publications Office for organising the online session.

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Teleworking mindfully

Being forced to work from home due to the coronavirus pandemic brought a lot of uncertainty, fear, big changes to our lives. Teleworking mindfully makes possible to live it better! This is the main message of an online session organised by my colleagues from the EC HR department.

Their presentation is based on the work of two extremely inspiring and inspired persons: the master of mindfulness, Jon Kabat-Zinn, and Elisabeth K√ľbler-Ross who described five stages of grief. (it fills me with joy to see how “we” rediscover the Elisabeth’s work during this coronavirus crisis).

Teleworking mindfully, sketchnotes
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Evolution du taux de décès COVID19 en Belgique et Italie

Aujourd’hui encore, 14 avril 2020, la presse belge a continu√© de nous rassurer au sujet de l’augmentation du nombre de d√©c√®s COVID19 dans le pays. Un peu pour rassurer la presse √©trang√®re qui s’en inqui√®te. Mais surtout pour rassurer la population belge qui commence √† se demander si on lui dit bien toute la v√©rit√© sur les mesures prises pour la prot√©ger contre la pand√©mie du coronavirus.

Alors que depuis le d√©but de la crise en Europe, la situation italienne est pr√©sent√©e comme une des plus “catastrophique”, j’ai voulu me faire ma propre opinion en comparant les courbes de d√©c√®s dus au COVID19 en Belgique et en Italie. Pourquoi les courbes de d√©c√®s et pas celles des cas COVID19? Parce que, selon moi, les donn√©es sur le nombre de d√©c√®s sont les seules qui soient vraiment comparables de pays √† pays. Les m√©thodes utilis√©es par les pays, et par les r√©gions dans un m√™me pays, pour comptabiliser les cas de personnes infect√©es au COVID19 sont loin d’√™tre identiques pour fournir des donn√©es qui puissent √™tre compar√©es.

Pour mon analyse, j’ai utilis√© les chiffres officiels publi√©s par les autorit√©s sanitaires belges et italiennes √† la date du 13 avril (voir les sources √† la fin de l’article). J’ai √©cart√© les chiffres pour les 2 derniers jours (12-13 avril) car ils √©taient trop bas par rapport aux jours pr√©c√©dents (donn√©es certainement encore incompl√®tes). Mon analyse utilise donc les donn√©es publi√©es par les 2 pays sur une p√©riode qui part √† la date o√Ļ le d√©compte des morts COVID19 a d√©but√© dans le pays, le 23 f√©vrier en Italie et le 10 mars en Belgique, et se termine au 10 avril inclus.

Voici les courbes pour les deux pays. Elles sont identiques à celles publiées par les media, et nous sont Рmalheureusement Рbien connues.

Nombre de morts en Belgique du 10 mars au 10 avril 20

Nombre de morts en Italie du 23 février au 10 avril 2020

Les courbes ne peuvent pas √™tre compar√©es √† cause de la diff√©rence d√©mographique entre les deux pays, ensuite √† cause de l’√©chelle du temps qui n’est pas la m√™me.

Différences démographiques

La Belgique compte 11,5 millions d’habitants, l’Italie en compte un bon 5 fois plus avec ses 60 millions. La logique math√©matique indique que le nombre de d√©c√®s COVID19 est exactement 5 fois sup√©rieur en Italie. Mais ce ratio est trompeur car il est bas√© sur des p√©riodes de comptage diff√©rentes.

Population on 01/01/201911476279603595465.3
Deaths on 10/04/20203755188495.0

Différences dans la durée de la crise

La crise du coronavirus et le d√©compte des morts a d√©but√© en Italie 16 jours avant celui de la Belgique. A la date du 10 avril, les italiens ont donc du d√©plorer des morts pendant plus de jours (48) qu’en Belgique (32).

Population on 01/01/201911476279603595465.3
Deaths on 10/04/20203755188495.0
Death count start date10/03/202023/02/2020
Number of days on 10/0432481.5
Average deaths per day1173933.3

La moyenne des d√©c√®s par jour en Italie (393) est 3 fois sup√©rieure √† celle en Belgique (117). C’est normal me direz-vous, le pays compte beaucoup plus d’habitants. Les ratio par habitants et par jours ne sont que les r√©sultats de divisions math√©matiques bas√©s sur des donn√©es qui ne sont pas normalis√©es.

Essayons d’y voir plus clair en trouvant une base de comparaison qui soit ind√©pendente des diff√©rences d√©mographiques et du nombre de jours de crise.

Nombre de décès par 100000 habitants

Le premier ajustement est de rapporter le nombre de décès de chaque pays à 100000 habitants afin de se libérer de la différence démographique entre les deux pays:

Population on 01/01/201911476279603595465.3
Deaths on 10/04/20203755188495.0
Deaths per 100K population32.7231.230.95

Premi√®re constatation inqui√©tante: le ratio qui √©tait de 5 morts COVID19 en Italie pour un en Belgique chute √† 0,95. Cela signifie que le nombre de d√©c√®s ramen√© √† 100000 habitants est plus √©lev√© en Belqique (32,72) par rapport √† l’Italie (31,23). Pas de beaucoup, mais 1,05 sup√©rieur quand m√™me (au lieu de 5 fois inf√©rieur).

Les courbes du nombres de morts COVID19 ramenés à 100000 habitants sont:

On voit que la courbe (bleue) des d√©c√®s en Belgique rattrape celle (rouge) de l’Italie √† la date du 9 avril, et la d√©passe ensuite. La droite qui indique la tendance (trend line) en Belgique est clairement plus pentue que celle de l’Italie, ce qui indique une croissance du taux de mortalit√© plus √©lev√©e en Belgique. Mais les p√©riodes mises en comparaison sont encore diff√©rentes.

Nombre de décès par 100000 habitants sur une même période de temps

Le deuxi√®me ajustement est de faire en sorte que la date du d√©but des deux courbes coincide au m√™me jour N¬į1 en faisant glisser de 16 jours en arri√®re la courbe de la Belgique.

Dans le graphique pr√©c√©dent, la courbe pour l’Italie d√©marre au 23 f√©vrier et elle court sur 48 jours jusqu’au 10 avril, date de la fin de mon analyse des donn√©es. Pour la Belgique, la courbe d√©marre le 10 mars, soit 16 jours apr√®s, et elle court sur seulement 32 jours.

Avec les deux courbes qui commencent le m√™me jour, le jour N¬į1, j’ai affich√© les donn√©es que pour les 32 premiers jours des deux pays (la Belgique n’en ayant plus apr√®s). Les courbes r√©sultantes sont:

L’autre constatation, encore plus inqui√©tante, est que la courbe (bleue) des d√©c√®s COVID19 pour 100000 habitants en Belgique augmente effectivement beaucoup plus fort que celle (rouge) en Italie durant leurs 32 premiers jours de crise coronavirus.

Qu’en penser?

On nous a dit que la situation en Italie √©tait une des plus “catastrophique”, car les italiens ont √©t√© les premiers √† devoir affronter le coronavirus en Europe, parce que leur syst√®me de sant√© n’est pas celui de la Belgique, etc. On nous rassure que tout va bien, “on g√®re”, parce que le taux d’occupation des lits en soins intensifs en Belgique est sous contr√īle, sous les 60%.

Mais alors dites-moi. Je ne dois pas m’inqui√®ter de l’√©volution de la courbe des d√©c√®s COVID19 en Belgique? Et selon vous, dans quel pays entre l’Italie et la Belgique la situation semble vraiment √™tre la plus “catastrophique”?

Je pose les questions!


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We will find meaning in this global pandemic

There are articles that teach you things about yourself and others that explain the thoughts that you have confused in your mind. Scott Berinato’s interview with grief expert David Kessler in the Harvard Business Review (HBR) brought me both things.

Although like everyone else, I can feel anger or sadness during this global coronavirus pandemic, I feel deep inside me the need to stay as much as possible in the present moment. And surely avoid projecting myself into an improbable future due to the current uncertainty. ‚ÄúAnticipatory grief is also more broadly imagined futures” as David says.

David Kessler tells us how to behave to deal with grief during these exceptional times:

  • Find balance in the things you’re thinking: best images and worst scenarios
  • Let go what you can’t control
  • Focus on what is in your control
  • Breath
  • Stock up on compassion
  • Feel your feelings and they move through you
  • Let yourself feel the grief and keep going
  • Realise that nothing you’ve anticipated has happened
  • Think about what you feel
  • Name what’s inside of you
  • Name this a grief. ‚ÄúThere is something powerful about naming this as grief‚ÄĚ Kessler says.

The practice of meditation or mindfulness can greatly help us “To calm yourself, you want to come into the present.”.

David also talks about the sixth stage to grief that come after the Elisabeth K√ľbler-Ross’ classic five stages (denial, anger, bargaining, sadness, acceptance): meaning. He concludes by:

I believe we will find meaning in it

David Kessler

My illustration of David Kessler’s interview:

Sketchnote: That discomfort you are feeling is grief

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